Frivillige og hold
Saml frivilligprofiler, organisér hold, og giv teamledere overblik over deres medarbejdere.
CrewMatch · Mennesker & events
Gode events begynder med mennesker.
Giv menneskene bag jeres event gode værktøjer. CrewMatch samler rekruttering, bemanding, kommunikation og den praktiske koordinering.
Til arrangører, festivaler og foreninger, der arbejder med frivillige og teams.
En samlet vej fra rekruttering til bemanding
Tydelig kommunikation med hold og frivillige
Praktiske moduler omkring hele eventet
Det indeholder CrewMatch
Overblik over modulerne.
Se, hvordan de enkelte funktioner understøtter arbejdet i jeres organisation.
Jobbørs og rekruttering
Præsentér frivilligjobs og håndtér ansøgninger til de roller, I skal have besat.
Vagtplan og vagtønsker
Planlæg vagter, fordel personer, og håndtér ønsker til ledige vagter.
Fremmøde og check-in
Følg fremmødet og registrér check-in i forbindelse med vagterne.
Foreninger og afregning
Administrér foreningsopgaver, bemanding og grundlaget for foreningsafregning.
Læs om de tre samarbejdsformer →Beskeder og påmindelser
Saml kommunikationen med frivillige og brug skabeloner og planlagte beskeder.
Blog og information
Del generelle nyheder og holdinformation, så praktiske beskeder er nemme at finde.
Produkter og udlevering
Hold styr på produkter og den praktiske udlevering til de frivillige.
Udlån
Administrér udlånsprodukter, forespørgsler og godkendelser.
Hotel og overnatning
Saml overnatningssteder, værelsestyper og gæsteplacering.
Gæstelister
Administrér gæstelister og billetter med adgang til scanning.
Presseakkreditering
Håndtér presseansøgninger og akkrediteringer i et samlet forløb.
Undersøgelser
Opret undersøgelser, send dem ud og indsaml svar fra deltagerne.
Kørsel
Planlæg transport, ruter, chauffører og kontaktpersoner.
Køretilladelser
Administrér køretilladelser, køretøjer og adgangsområder.
Spørg Robert
Få hjælp fra AI-assistenten i arbejdet med CrewMatch.
FORENINGER I CREWMATCH
Jeres samarbejde.
Én fælles vagtplan.
Lad foreningen stå for hele opgaven eller bemande enkelte vagter. CrewMatch samler tilmelding, planlægning og bemanding, så arrangør, teamleder og forening kan arbejde i den samme plan.
TRE MÅDER AT SAMARBEJDE PÅ
Vælg den form, der passer til foreningen
Samarbejdsformen vælges på den enkelte forening. I kan derfor arbejde forskelligt med forskellige foreninger ved samme event.
Foreningen planlægger selv
Foreningen får en fuld opgave i hele perioden, for eksempel festivalens bar. Arrangøren knytter opgaven til et hold. Foreningens kontaktperson opretter og ændrer vagterne på de tildelte hold, rekrutterer frivillige og fordeler dem på vagterne.
Arrangøren laver vagtplanen
Foreningen får en fuld opgave, men arrangøren fastlægger vagterne. Foreningens kontaktperson rekrutterer og sætter personer på den færdige vagtplan. Det passer til jer, der vil styre tider og bemandingsbehov centralt.
Foreningen bemander enkelte vagter
Arrangøren opretter vagterne og tildeler dem enkeltvis til foreninger, for eksempel lørdag kl. 10–20. Samme forening kan få flere vagter, og vagter på samme hold kan tilhøre forskellige foreninger. Kontaktpersonen rekrutterer og bemander de tildelte vagter.
Eget tilmeldingslink. Samlet overblik.
Hver forening har sit eget link, som kan deles med de frivillige. De tilmeldte bliver registreret under foreningen. Kontaktpersonen får et separat link til foreningsportalen og kan se de tildelte vagter, de valgte personer og de pladser, der mangler at blive besat.
Foreningsvagterne indgår i arrangørens almindelige vagtplan. Når kontaktpersonen bemander en vagt, ses det også hos arrangøren og teamlederen. I undgår at vedligeholde hver jeres liste.
Hvem kan lave vagtplanen?
En forening er samarbejdspartneren. Et hold er den opgave, der skal løses. Derfor kan en teamleder godt lede et hold med foreningsfrivillige uden at administrere aftalen med foreningen.
Administratorer og koordinatorer
Superadministrator (SA) og organisationsadministrator (OA) kan planlægge for organisationen. Koordinatorer (KO) kan planlægge inden for deres ansvarsområde. SA/OA administrerer samarbejdsform, timepris og tildeling af hele hold. KO kan også tildele enkelte vagter til foreninger inden for egne områder.
Teamlederen (TL)
TL kan oprette og ændre vagter, fordele personer og registrere fremmøde på egne hold, også når holdet består af foreningsfrivillige. Nye vagter på et hold, der er tildelt en forening, arver automatisk foreningen. TL kan ikke ændre foreningstilknytningen eller flytte foreningsvagten til et andet hold.
Foreningens kontaktperson
Kontaktpersonen rekrutterer og bemander egen forenings tildelte vagter i alle tre samarbejdsformer. Når foreningen planlægger selv, kan kontaktpersonen også oprette og ændre vagter på de tildelte hold.
Fra bemanding til fremmøde og afregning
CrewMatch kontrollerer kapacitet, overlappende vagter og tilhørsforhold, så en foreningsvagt bemandes med registrerede, aktive personer fra den rigtige forening. Kontaktpersonen kan ikke længere ændre bemandingen i portalen, når der er registreret fremmøde; herefter håndteres ændringer med arrangøren.
En timepris pr. person kan danne grundlag for afregningskladder med vagter, fremmødte, timer og beløb. For fælles vagter beregnes timer ud fra vagtens planlagte varighed og personer registreret som mødt eller forsinket. Vagter med uafklaret fremmøde afventer afklaring.
Fra overblik til handling
Sådan hænger arbejdet sammen.
Find jeres crew
Opret jobs, tag imod ansøgninger og saml de frivillige på hold.
Planlæg sammen
Fordel vagter, koordinér med foreninger og del praktisk information.
Få eventet til at fungere
Følg fremmøde, udlevering og den øvrige praktiske drift.